Условия обработки персональных данных

Общие положения

Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) разработана в соответствии с п. 2 ст. 18.1 Федерального закона РФ «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 года, действует в отношении всех персональных данных, которые ООО «Инкас коллект (Далее - Оператор) может получить от субъектов персональных данных – работников в связи с реализацией трудовых отношений, лиц привлеченных в качестве наемного персонала или агентов, клиентов, должников, контрагентов.

Важнейшим условием реализации целей Оператора, является обеспечение необходимого и достаточного уровня информационной безопасности, к которым в том числе относятся персональные данные и технологические процессы, в рамках которых они обрабатываются.

Обеспечение безопасности персональных данных является одной из приоритетных задач Оператора.

У Оператор введен в действие комплекс локальных документов в отношении персональных данных, который является обязательным для исполнения.

Обработка и обеспечение безопасности информации, отнесенной к персональным данным, осуществляется в соответствии с комплексом локальных документов в отношении персональных данных, что позволяет обеспечить защиту персональных данных, обрабатываемых как в информационных системах персональных данных, т.е. в системах, целью создания которых является обработка персональных данных и к защите которых требования и рекомендации по обеспечению безопасности персональных данных предъявляют Федеральная служба безопасности Российской Федерации (ФСБ России), Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России), так и в иных информационных системах, в которых персональные данные обрабатываются совместно с информацией, защищаемой в соответствии с требованиями, установленными для этой информации.

Настоящая Политика определяет принципы, порядок и условия обработки персональных данных работников, клиентов, должников и контрагентов Оператора, чьи персональные данные обрабатываются, с целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также устанавливает ответственность работников Оператора, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Политика определяет стратегию защиты персональных данных, обрабатываемых Оператором и формулирует основные принципы и механизмы защиты персональных данных.

Политика является основным руководящим документом Оператора, определяющим требования, предъявляемые к обеспечению безопасности персональных данных.

Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, иные несанкционированные действия.

Безопасность персональных данных при их обработке обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации, а также используемые в информационной системе информационные технологии.

Персональные данные являются конфиденциальной информацией и на них распространяются все требования, установленные внутренними документами Оператора к защите конфиденциальной информации.

Принципы обработки персональных данных

Обработка персональных данных в Оператором осуществляется на основе следующих принципов:

законности и справедливости целей и способов обработки персональных данных;
соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Оператора;
соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих персональные данные;
хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки;
уничтожения по достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении.

Состав персональных данных и перечень лиц, имеющих к ним доступ

У Оператора происходит обработка, передача, накопление и хранение информации, содержащей персональные данные и в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации подлежащей защите.

У Оператора определены следующие основания для обработки информации, содержащей персональные данные:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»;
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ;
Налоговый кодекс Российской Федерации: Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая от 31 июля 1998 г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ;
Федеральный закон от 7 августа 2001 г. №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 230-ФЗ "О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон "О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях";
Гражданский кодекс Российской Федерации: часть первая от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. №14-ФЗ, часть третья от 26 ноября 2001 г. №146-ФЗ и часть четвертая от 18 декабря 2006 г. №230-ФЗ.

Цель обработки информации, содержащей персональные данные — осуществление Оператором своей основной деятельности в соответствии с Уставом.

Определен следующий перечень обрабатываемых персональных данных:

Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений или отношений связанных с наймом персонала по договорам аутстафинга:

фамилия, имя, отчество;
образование;
сведения о трудовом и общем стаже;
сведения о составе семьи;
паспортные данные;
сведения о воинском учете;
ИНН;
налоговый статус (резидент/нерезидент);
сведения о заработной плате работника;
сведения о социальных льготах;
специальность;
занимаемая должность;
адрес места жительства;
телефон;
место работы или учебы членов семьи и родственников;
характер взаимоотношений в семье;
содержание трудового договора;
состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
иную, не указанную выше информацию, содержащуюся в личных делах и трудовых книжках сотрудников;
информацию, являющуюся основанием к приказам по личному составу;
информацию, содержащуюся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования, свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации, страховом медицинском полисе обязательного медицинского страхования граждан, медицинском заключении установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу к Оператору.
дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;

Доступ к данной категории персональных данных имеет только Генеральный директор ООО «Инкас Коллект» (либо иные лица, назначенные приказом)

Для целей осуществления уставной деятельности у Оператора обрабатываются следующие категории персональных данных должников:

фамилия, имя, отчество;
образование;
паспортные данные;
адрес электронной почты;
ИНН;
адрес места жительства;
иные сведения указанные заявителем.

Цели сбора и обработки персональных данных

Оператор осуществляет обработку персональных данных в следующих целях:

осуществления деятельности, предусмотренной Уставом Оператора, действующим законодательством РФ, в частности ФЗ: "О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон "О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях", «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», «О валютном регулировании и валютном контроле», «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», «О персональных данных»;
заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров с физическими, юридическим лицами, индивидуальными предпринимателями и иными лицами, в случаях, предусмотренных действующим законодательством и Уставом Оператора;
организации кадрового учета Оператора, обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов, заключения и исполнения обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам; ведения кадрового делопроизводства, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользования различного вида льготами, исполнения требований налогового законодательства в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение, заполнения первичной статистической документации, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, федеральными законами, в частности: «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», «О персональных данных», а также Уставом и локальными актами Оператора.

Передача персональных данных

Оператор не предоставляет и не раскрывает сведения, содержащие персональные данные работников, клиентов и контрагентов третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в случаях, установленных федеральными законами (в том числе при уступке права требования долга).

По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы:

в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;
в органы государственной безопасности;
в органы прокуратуры;
в органы полиции;
в следственные органы;
в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения.

Работники Оператора, а также привлеченный Оператором на основании договоров аутстафинга персонал ведущие обработку персональных данных, не отвечают на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону или факсу.

Перемещение документов, содержащих персональные данные, на бумажном носителе до места хранения осуществляется сотрудниками Общества, имеющими доступ к данной категории персональных данных.

Передача документов и информации, содержащих персональные данные, в электронном виде осуществляется посредством шифрованных каналов связи.

Хранение персональных данных

Сведения о персональных данных сотрудников Оператора, лиц привлеченных по договору аутстафинга, а также клиентов и контрагентов Оператора хранятся на бумажных носителях и в электронном виде, доступ к которым ограничен и регламентируется оператором.

Документы, содержащие информацию о персональных данных на бумажных носителях хранятся по месту, определенному приказом Председателем Правления Оператора.

Хранение информации в электроном виде осуществляется в информационной системе персональных данных, подлежащей соответствующей защите, размещенной на раздельных информационных носителях на сервере Оператора.

Обязанности по хранению документов содержащих персональные данные клиентов и контрагентов возлагаются на лицо ответственное за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных и закрепляются в его должностных обязанностях.

Сроки обработки и хранения персональных данных

Период обработки и хранения персональных данных определяется в соответствии с Законом «О персональных данных».

Обработка персональных данных начинается с момента поступления персональных данных в информационную систему персональных данных и прекращается:

в случае выявления неправомерных действий с персональными данными в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, Оператор устраняет допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, уничтожает персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Оператор уведомляет субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, Оператор уведомляет также указанный орган;
в случае достижения цели обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом, Оператор незамедлительно прекращает обработку персональных данных и уничтожает соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты достижения цели обработки персональных данных, и уведомляет об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, Оператор уведомляет также указанный орган;
в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Оператор прекращает обработку персональных данных и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожает персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты поступления указанного отзыва. Об уничтожении персональных данных Оператор уведомляет субъекта персональных данных.
в случае прекращения деятельности Оператора.

Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

В случае получения согласия клиента (или контрагента) на обработку персональных данных в целях продвижения услуг Оператора на рынке путем осуществления прямых контактов с помощью средств связи, данные клиента (или контрагента) хранятся бессрочно (до отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных).

Порядок уничтожения персональных данных

Ответственным за уничтожение персональных данных является лицо, ответственное за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.

При наступлении любого из событий, повлекших необходимость уничтожения персональных данных, лицо ответственные за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных обязано:

принять меры к уничтожению персональных данных;
оформить соответствующий Акт об уничтожении персональных данных (и/или материальных носителей персональных данных) и представить Акт об уничтожении персональных данных (и/или материальных носителей персональных данных) на утверждение Генеральному директору;
в случае необходимости уведомить об уничтожении персональных данных субъекта персональных данных и/или уполномоченный орган.

Права субъектов персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
требовать перечень своих персональных данных, обрабатываемых Оператором и источник их получения;
получать информацию о сроках обработки своих персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

Для реализации вышеуказанных прав субъект персональных данных, может в порядке установленном ст.14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обратиться к Оператору с соответствующим запросом. Для выполнения таких запросов представителю Оператора может потребоваться установить личность субъекта персональных данных и запросить дополнительную информацию.

Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований настоящего Федерального закона или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Меры по обеспечению защиты персональных данных

Оператор не вправе обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных без его письменного согласия, за исключением случаев, приведенных в п. 2 ст. 6 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных». Письменное согласие может быть составлено в виде отдельного документа или быть внедрено в структуру иного документа, подписываемого субъектом персональных данных.

Оператор предпринимает необходимые организационные и технические меры по защите персональных данных. Принимаемые меры основаны на требованиях ст. 18.1, ст.19 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», иных нормативных актов в сфере персональных данных.

В том числе:

Назначение лиц, ответственных за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.
Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется ответственным за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.
Ответственность должностных лиц , имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Оператора.
Инструктаж и ознакомление лиц, ведущих обработку персональных данных, с нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок работы и защиты персональных данных.
Разграничение прав доступа к обрабатываемым персональным данным.
Обеспечение раздельного хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
Проведение периодических проверок условий обработки персональных данных в целях осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных установленным требованиям.
Помимо вышеуказанных мер, осуществляются меры технического характера, направленные на:
- предотвращения несанкционированного доступа к системам, в которых хранятся персональные данные;
- защита информации, содержащей персональные данные от повреждения (уничтожения);
- иные необходимые меры безопасности.

Гарантии конфиденциальности

Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с реализацией трудовых отношений, в связи с работой с должниками и в связи с сотрудничеством с контрагентами Оператора, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.

Работники Оператора и иные лица, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, предупреждаются о возможной дисциплинарной, административной, гражданско–правовой или уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований действующего законодательства, регулирующего правила обработки и защиты персональных данных.

Работники Оператора, а также персонал привлеченный по договорам аутстафинга, по вине которых произошло нарушение конфиденциальности персональных данных, или же создавшие предпосылки к нарушению конфиденциальности персональных данных, несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации, внутренними документами Оператора и условиями трудового договора.

Работники, осуществляющие обработку персональных данных и ответственные за обеспечение её безопасности, должны иметь квалификацию, достаточную для поддержания требуемого режима безопасности персональных данных.

В этих целях вводится система обеспечения требуемого уровня квалификации. Для всех лиц, обрабатывающих персональные данные, проводятся инструктажи по обеспечению безопасности персональных данных;

Обязанность по реализации системы обеспечения требуемого уровня квалификации возлагается на лицо, ответственное за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.

Ответственное лицо:

организовывает инструктирование и обучение работников;
ведет персональный учёт работников, прошедших инструктирование и обучение.

Изменения настоящей Политики

Настоящая Политика является внутренним документом Оператора.

Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных. В случае внесения в настоящую Политику изменений, к ним будет обеспечен неограниченный доступ всем заинтересованным субъектам персональных данных.

Действующая редакция настоящей Политики хранится по месту нахождения единоличного исполнительного органа Оператора.